home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Explore the World of Software 1 / Explore the World of Software (1994).iso / educate / disk062 / gradegid.doc < prev    next >
Text File  |  1985-12-20  |  57KB  |  1,050 lines
  1.           DOCUMENTATION   FOR   THE   GRADE   GUIDE     Version 1.2
  2.                           Copyright 1985,  Jon Kane
  3.  
  4.      The GRADE GUIDE is a versatile program used for the storing, retrieving,
  5. and analyzing of students' grades.  It does not require any special hardware
  6. but it will take advantage of color graphics cards, printers, and fixed
  7. disk drives when they are available.  Its use on computers with less than
  8. 128K of memory may be limited.  Some of its features include :
  9.  
  10.   displaying easy to follow menus showing users all available options.
  11.   selecting any option by touching one keyboard key.
  12.   listing student names in an optional grade book format for grade recording.
  13.   separating grades into grade categories like EXAM, QUIZ, and so forth.
  14.   recording grades either as number scores, letter grades, or both.
  15.   giving grades of NONE to students whose grades might not yet be available.
  16.   evaluating NONE grades as zero grades or as ignored grades, at your option.
  17.   dropping the lowest or the lowest few scores in a category of grades.
  18.   weighting each grade and each grade category when calculating averages.
  19.   letting you change any of the student information that has been stored.
  20.   having any stored information displayed on the screen or on a printer.
  21.   printing student grades in a format convenient for handing to students.
  22.   suppling statistical reports and graphs showing the students' performance.
  23.   using colors to aid readability when a color graphics card is available.
  24.   allowing names and grades to be read in from any DOS text file.
  25.  
  26. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  27. =                     A NOTE TO USERS OF THIS PROGRAM                       =
  28. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  29.  
  30.      The programmer maintains a copyright on this program, its displays, and
  31. its documentation.  Any person may use this program and may make as many
  32. copies of it as desired.  People should feel free to give this program to
  33. others as long as the copyright notices within the program, on the display,
  34. and in the documentation remain unchanged.
  35.  
  36.      Each person who finds this program useful, is asked to send $20.00
  37. to the programmer : Jon Kane, 2814 Regent Street, Madison, Wisconsin 53705.
  38. Those users who have already paid for Version 1.0 of the GRADE GUIDE do not
  39. need to pay for Version 1.2.  Anyone may use and distribute the program
  40. whether or not they send any money.
  41.  
  42.      If you have any suggestions on improvements, have found any bugs, or
  43. wish to have this program customized to your specific grading requirements,
  44. you may inquire about changes at the above address.  Version 1.2 has been
  45. released in response to users' suggestions about Version 1.0.
  46.  
  47.      This program has been written and tested with great care to try to
  48. insure data integrity and accuracy of results.  On the other hand, the
  49. programmer will not be held liable for damages caused by use of the GRADE
  50. GUIDE.  The GRADE GUIDE was designed to aid a teacher in the routine tasks
  51. associated with storing, reporting, and analyzing student grades, and was
  52. not designed to take grading or teaching decisions away from the teacher.
  53.  
  54.      The GRADE GUIDE has been designed to make it easy to use.  It is,
  55. therefore, unnecessary for a new user to memorize the operating procedures
  56. described in this documentation.  It may be a good idea to read or skim this
  57. documentation once to get an idea of what the GRADE GUIDE is capable of
  58. doing for you, and so you can see how the program operates.  While using the
  59. GRADE GUIDE, you can always see what options are available to you, so you
  60. only need to be mildly familiar with GRADE GUIDE to use it.  A list of
  61. improvements included in Version 1.2 can be found at the end of this
  62. documentation.
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  68. =                     FILES FOR THE GRADE GUIDE PROGRAM                     =
  69. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  70.  
  71.        The GRADE GUIDE program is stored on two files called
  72. "GRADEGID.COM" and "GRADEGID.000."  Both of these files must be
  73. present on your default disk drive (either floppy disk or fixed
  74. disk) when the program begins operation.  If you use subdirectories,
  75. then these two files must be in the default directory of the default
  76. drive.
  77.  
  78.      GRADE GUIDE stores information about each of your classes on a
  79. separate file.  It allows you to assign an 8 character name to each
  80. class.  The file that GRADE GUIDE creates for your class
  81. has a file name which is the same as your class name and a file
  82. extension of "GRD" .  Thus, the information that you store concerning
  83. the class "MATH-001" will be stored on the file "MATH-001.GRD"  .
  84. Whenever GRADE GUIDE updates a file due to changes you have made
  85. to the stored information, the old version of the file is kept as a
  86. backup and is given the file extension "BAK" .   Thus, the backup file
  87. for MATH-001 will be called "MATH-001.BAK"  .  GRADE GUIDE can
  88. access any class file on any disk drive that your computer has.  The
  89. class file does not have to be on the same disk or in the same directory
  90. as the program files.
  91.  
  92.      If you, by mistake use GRADE GUIDE to make changes to a class
  93. file which you wish you had not made, the GRADE GUIDE can allow you to
  94. delete the current "GRD" file for that class and reinstate the old "BAK"
  95. file for that class.
  96.  
  97.      If you no longer need to have a particular class on file, you may
  98. simply delete the "GRD" and "BAK" files for that class by using the
  99. DOS delete or erase commands.
  100.  
  101. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  102. =                       WHAT THE GRADE GUIDE DOES                           =
  103. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  104.  
  105.      The GRADE GUIDE operates by performing tasks which you can select from
  106. a menu of possible tasks.  This documentation will describe those tasks
  107. in detail.  The GRADE GUIDE lists all available options in easy to follow
  108. menus, and allows you to choose an option by typing a one letter
  109. command.  The main choices you can make are listed in one of two menus, the
  110. FILE MENU and the MAIN MENU.  The FILE MENU shows you the choices you have
  111. when selecting the class that you want the GRADE GUIDE to consider.  If your
  112. computer has a color graphics card, the FILE MENU looks like this :
  113. ............................................................................
  114. :                                  FILE MENU                               :
  115. :                                                                          :
  116. : A : Choose Drive/Directory              D : Recover from a backup file   :
  117. : B : Choose Class                        E : Display in monochrome        :
  118. : C : Go on to the MAIN MENU              Q : Quit the program             :
  119. :                                                                          :
  120. : Class Files in Directory :                                                   :
  121. :..........................................................................:
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  If your computer does not have a color graphics card, OPTION E is missing.
  134.  The MAIN MENU shows you the choices you have when viewing or changing the
  135.  contents of a class file.  It looks like this :
  136. ............................................................................
  137. :                                  MAIN MENU                               :
  138. :                                                                          :
  139. :                                                                          :
  140. :       A : add student names          D : drop student names              :
  141. :       B : add student grades         E : drop student grades             :
  142. :       C : add grade categories       F : drop grade categories           :
  143. :                                                                          :
  144. :               G : display/print/change student names                     :
  145. :               H : display/print/change student grades                    :
  146. :               I : display/print/change grade limits and weights          :
  147. :               J : display/print/change category names and weights        :
  148. :                                                                          :
  149. :                   K : display/print class statistics                     :
  150. :                                                                          :
  151. :                    Q : quit and return to FILE MENU                      :
  152. :..........................................................................:
  153.  
  154.      The GRADE GUIDE allows you to enter information related to storing,
  155. retrieving, and analzing student grades.  For each class that you have
  156. the GRADE GUIDE allows you to set up grade categories.  All student grades
  157. are entered into these grade categories.  This lets you keep different
  158. types of grades separate such as EXAM, QUIZ, HOMEWORK, THEME, PROGRAM,
  159. ATTENDANCE, and so forth.  Whenever GRADE GUIDE reports a student's  grades,
  160. it displays each category and all of the grades which have been entered into
  161. that category.  It will display the student's average score in each category,
  162. and display a GRAND AVERAGE of all the student's grades.  You can make each
  163. category determine a given percentage of a student's GRAND AVERAGE.
  164.  
  165.      For each class you may establish up to ten different categories, and
  166. for each student you may store up to 200 grades in each category.  See the
  167. discussion about the MAIN MENU to learn how to establish new categories
  168. using MAIN MENU OPTION C, delete unwanted categories using MAIN MENU option
  169. F, and display or change category information with MAIN MENU OPTION J.
  170.  
  171.      As an example of how categories can be used, you might have set up
  172. three grade categories
  173.  
  174.                    EXAM       75 % of the grade
  175.                    QUIZ       15 % of the grade
  176.                    HOMEWORK   10 % of the grade
  177.  
  178. Perhaps you have entered 4 EXAM grades, 8 QUIZ grades, and 14 HOMEWORK
  179. grades for each student.  When student grades are listed, along with a
  180. student's name and each of the grades, there will be listed an average
  181. grade for each of the three categories and a GRAND AVERAGE which is
  182. calculated from the category averages using the weightings of 75 %,
  183. 15 %, and 10 %.  Suppose a student's 4 EXAM grades were 45, 100, 47, and
  184. 93 when the maximum possible scores for the 4 EXAMs were 50, 100, 50,
  185. and 100, respectively.  Then along with the student's 4 EXAM scores would
  186. be listed the total score of 285 and percentage of 95 %.  If the student
  187. had a 95 % average in EXAMs, an 80 % average in QUIZes, and a 70 % average
  188. in HOMEWORK, the GRAND AVERAGE for that student would be calculated as
  189.  
  190.              .95 * .75 + .80 * .15 + .70 * .10  which is 89.25 %.
  191.  
  192.      In addition to assigning percentage weights to each category, you can
  193. assign weights to each grade within a category.  For example, if you have
  194. given 4 EXAMs worth 50, 100, 50, and 100 points as above and if you want
  195. each EXAM grade to contribute equally to the EXAM average, you could
  196.  
  197.  
  198.  
  199. give the EXAMs weights of 2.0, 1.0, 2.0, and 1.0, respectively.
  200. If you wanted the last EXAM grade to be worth twice as much as the other
  201. exams, you could give that exam a weight of 2.0.  Grade weights are assigned
  202. when grades are entered with MAIN MENU OPTION B and can be displayed or
  203. changed at any time with MAIN MENU OPTION I.
  204.  
  205.      GRADE GUIDE allows you to record grades in three different formats :
  206. NUMBER, LETTER, and NUMBER WITH CUTOFF.  When you establish a category
  207. (MAIN MENU OPTION C), you select which method you want to use for storing
  208. grades.  If you select the option LETTER, then all the grades that you enter
  209. into that category will be letter grades.  The letter grades which are
  210. accepted by GRADE GUIDE are the standard letters from the 4.0 scale
  211.  
  212.                    GRADE             VALUE
  213.                      A                 4
  214.                      B                 3
  215.                      C                 2
  216.                      D                 1
  217.                      F                 0
  218.  
  219. In addition, the following less standard grades are accepted
  220.  
  221.                    GRADE             VALUE
  222.                      A+              4 1/3
  223.                      A-              3 2/3
  224.                      B+              3 1/3
  225.                      B-              2 2/3
  226.                      C+              2 1/3
  227.                      C-              1 2/3
  228.                      D+              1 1/3
  229.                      D-                2/3
  230.                      F+                1/3
  231.                      F-               -1/3
  232.  
  233.                      AB              3 1/2
  234.                      BC              2 1/2
  235.                      CD              1 1/2
  236.                      DF                1/2
  237.  
  238. When letter grades are listed, the category average on a scale of 4.0 is
  239. listed rather than the total and percentage that are listed for number
  240. grades.
  241.  
  242.      If you establish a category and you want to record grades in that
  243. category as numbers, then you can select the option NUMBER rather than LETTER
  244. for that category.  The third option, that of NUMBER WITH CUTOFF, allows you
  245. to store grades in a format similar to storing grades with the NUMBER
  246. format except that you will be allowed to enter for each grade in that
  247. category a set of four CUTOFF grades representing the lowest numeric score
  248. for the grades of A, B, C, and D.  The only difference between this method
  249. of storing grades and that of the NUMBER method is that with the NUMBER
  250. WITH CUTOFF method, when student grades are listed the number score is
  251. listed and along with it, the associated letter grade.  When you enter
  252. new grades into this category (MAIN MENU OPTION B), you can choose to
  253. enter grade cutoffs.  If you do not elect to enter cutoffs, then grades will
  254. be listed without the associated letter grade.  Grade cutoffs can be changed
  255. at any time with MAIN MENU OPTION I.  If you had previously elected not to
  256. set the grade cutoffs and now you want to set them,  MAIN MENU OPTION I
  257. will show you that the grade cutoffs are set at NONE and you can change
  258. these NONE values to any values you like.
  259.  
  260.      Note that each grade stored with the NUMBER or the NUMBER WITH
  261. CUTOFF method must be a whole number in the range from 0 to 250.
  262.  
  263.  
  264.  
  265. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  266. =                       ENTERING INFORMATION                              =
  267. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  268.  
  269.      Often the GRADE GUIDE will ask you to enter information.  Here are a
  270. few rules about entering such information.
  271.  
  272.        COMMANDS
  273.           To enter a command, merely press the key for the letter
  274.           corresponding to the menu choice for that command.  The
  275.           response may be in upper case or lower case and you do
  276.           not need to press the <CR>.
  277.  
  278.        NUMBERS
  279.           To enter a number just enter the digits for the number you want.
  280.           The digits that you press will appear in reverse video on the
  281.           display.  Do not use a decimal point (".") when entering a whole
  282.           number or a sign ("+" or "-") when entering any number.  You may
  283.           backspace over mistakes by using the backspace key.  You may
  284.           complete your input by typing a <CR> (enter key) or a <space>.
  285.           If you are entering a student's grade and do not type any digits,
  286.           then the grade will be entered as NONE.  When entering weights
  287.           for grades or precentages for categories, you may add up to
  288.           3 decimal digits to the number.  Those numbers can have up to
  289.           3 digits to the left and 3 digits to the right of the decimal
  290.           point.
  291.  
  292.        CHARACTER STRINGS
  293.           Character strings can be entered the same way that numbers are
  294.           entered except that the input is always ended with a <CR>, not with
  295.           a <space>.  In addition, character strings may not begin with a
  296.           <space>.  Student names, category names, class names, and letter
  297.           grades are entered as character strings.
  298.  
  299.        CHANGE MODE
  300.           There are several places in the GRADE GUIDE where you are given
  301.           the opportunity to change previously entered information by
  302.           entering CHANGE MODE.  When this is done, you will be able see
  303.           the information which can be changed being displayed on the screen
  304.           in reverse video.  You will be able to move to another item of
  305.           information being displayed by pressing one of the cursor control
  306.           keys.  You can exit from CHANGE MODE by using the <Esc> (escape)
  307.           key.  If you move from one item of information on the screen to
  308.           another or escape from CHANGE MODE without entering any new
  309.           characters, then the old information will remain unchanged and
  310.           will be redisplayed in normal video.  If you wish to change a
  311.           previously entered student grade to a grade of NONE, then enter an
  312.           "N" (or "n") for that grade while in change mode.
  313.  
  314.        ILLEGAL CHARACTERS
  315.          If at any time while running the GRADE GUIDE you press a key which
  316.          the GRADE GUIDE was not expecting, the computer will beep to signal
  317.          that the key was not expected.  The key you pressed will not be
  318.          recorded or displayed in any way, and you may continue by typing any
  319.          legal key.
  320.  
  321. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  322. =                            USING THE GRADE GUIDE                          =
  323. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  324.  
  325.        Whenever the "GRADEGID.COM" and "GRADEGID.000" files are both present
  326.   on the default disk drive, you may run the GRADE GUIDE program by
  327.   typing the name "gradegid" followed by a carriage return <CR>.  The program
  328.  
  329.  
  330.  
  331.   will begin by displaying a welcoming message which will remain on the
  332.   screen until you press the space bar.
  333.  
  334.        The GRADE GUIDE lets you know at all times what options are available
  335.   to you.  Options are usually displayed for you on the screen in a menu
  336.   format allowing you to choose an option by pressing one keyboard letter
  337.   (in either upper or lower case.)  Often special instructions, reminders,
  338.   or warnings will appear in a three line message display at the bottom of
  339.   your screen.
  340.  
  341.        The next display which you will see is the "FILE MENU."  Below the
  342.   there will be a list of all the class files currently available for use
  343.   on the currently chosen disk drive.  Your options include :
  344.  
  345.   OPTION A -- Choosing a Disk Drive or Directory
  346.  
  347.             This option allows you to choose which disk drive you want
  348.             GRADE GUIDE to be looking at to find your class files.  After
  349.             selecting OPTION A, just type the letter of the disk drive you
  350.             want.  GRADE GUIDE will then ask you for the directory of the
  351.             newly chosen drive.  You may enter a directory name or you can
  352.             enter a carriage return and GRADE GUIDE will use the root (\)
  353.             directory.  Directory names must be full path names beginning
  354.             with a back slash (\).  Once your new drive and directory names
  355.             have been accepted, GRADE GUIDE will list for you all the classes
  356.             available on the new drive and directory.
  357.  
  358.   OPTION B -- Choosing a Class File
  359.  
  360.             Select this option when you want to choose a class with which
  361.             to work.  You will be able to type the name of any class and
  362.             the name you type will appear on the screen next to the
  363.             OPTION B menu listing.  Note that choosing a class with this
  364.             option does not cause the GRADE GUIDE to proceed to the MAIN
  365.             MENU.  You must select OPTION C in order to be able to go to
  366.             the MAIN MENU.
  367.  
  368.   OPTION C -- Moving on to the MAIN MENU
  369.  
  370.             With this option GRADE GUIDE proceeds to the MAIN MENU where
  371.             you can choose to perform many functions with the class file that
  372.             you have chosen. If you select OPTION C before any class has been
  373.             chosen with OPTION B, then the GRADE GUIDE will request that you
  374.             enter a class name before continuing.  If the program cannot find
  375.             a "GRD" file for the class you have chosen on the currently
  376.             chosen disk drive, then it will ask you if the class is a new
  377.             class.  If it is a new class, respond Y and GRADE GUIDE will
  378.             create a new file for your new class.  Otherwise, answer N and
  379.             check to see that you have spelled the name of the class
  380.             correctly and have chosen the correct disk drive and diskette.
  381.  
  382.   OPTION D -- Recovering a Backup File
  383.  
  384.             If you have made changes to a class file which you do not want,
  385.             this option will allow you to recover the backup file for
  386.             that class.  For example, you can have the "MATH-001.GRD" file
  387.             deleted and replaced by the "MATH-001.BAK" file.
  388.  
  389.   OPTION E -- Changing Color Modes
  390.  
  391.             If your computer has a color graphics card, OPTION E will be
  392.             displayed.  It allows you to force the display to appear in
  393.             black and white rather than in color.  This option is provided
  394.  
  395.  
  396.  
  397.             for those users who might have a monochrome display or TV
  398.             connected to their color graphics card which can be difficult
  399.             to read when the screen displays in color.  If the E option is
  400.             chosen and the display is in black and white, then the E option
  401.             will allow you to change back from black and white to color.
  402.  
  403. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  404. =                          THE MAIN MENU CHOICES                          =
  405. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  406.  
  407.       While the main menu is being displayed, you may choose to perform
  408.  one of 11 grading functions labeled A to K, or you may press Q to quit
  409.  and return to the FILE MENU.  Briefly, options A, B, and C allow you to
  410.  enter new information into your class file, options D, E, and F allow you to
  411.  remove previously entered information, options G, H, I, and J allow you to
  412.  display, print, or change any of the previously entered information, and
  413.  OPTION K generates some statistical reports about your students' grades.
  414.  
  415.  OPTION A -- Entering New Names
  416.  
  417.         This options allows you to enter the names of students not previously
  418.    entered into your class.  Entered names are displayed on the screen.
  419.    GRADE GUIDE will notify you if you enter a name which has already
  420.    been entered into your class so that no duplications of names will
  421.    occur.  Names may be entered in any order; GRADE GUIDE will
  422.    alphabetize them for you.  When you are done entering the new names,
  423.    enter one blank name (press <CR> without entering any characters.)
  424.  
  425.         GRADE GUIDE will then ask you if you want to enter any names from a
  426.    file.  If you want GRADE GUIDE to read some names from a standard DOS text
  427.    file, respond with "Y".  Then GRADE GUIDE will ask you for the name of a
  428.    DOS file containing the names.  If you do not specify the drive of the
  429.    file, the drive will be the same as the class file's drive.   GRADE GUIDE
  430.    will expect to find one student's name on each line of that file where each
  431.    line ends with a carriage return.  Each line may be up to 250 characters
  432.    long.  GRADE GUIDE will ask you to enter the beginning and ending columns
  433.    for the field on the line which contains the names.  While reading the
  434.    names, GRADE GUIDE will display the new names, delete leading and trailing
  435.    blanks in the new names, and will not use any duplicate names.  This
  436.    feature is designed for teachers who may have access to DOS text files
  437.    which list the names of all the students in their class.  It is not
  438.    designed to read other GRADE GUIDE files.
  439.  
  440.         If you enter new students into a class which already has some grades
  441.    assigned, the new students will automatically be given grades of NONE
  442.    for each of the previously entered grades.  You may, of course, change
  443.    these NONE grades by using main menu OPTION H.
  444.  
  445.  OPTION B -- Entering New Grades
  446.  
  447.         This option allows you to enter new grades for all the students in
  448.    your class.  Since all grades are entered into categories, there must have
  449.    been some categories established (MAIN MENU OPTION C) before you can
  450.    enter grades.  If you have established at least one category, you will
  451.    be asked to choose the grades you want to enter.  GRADE GUIDE will
  452.    show you a list of your categories, for example
  453.  
  454.                             A : EXAM
  455.                             B : QUIZ
  456.                             C : HOMEWORK
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.     You could then decide that you want to enter a QUIZ grade, an EXAM
  464.     grade, a second QUIZ grade, and a HOMEWORK grade.  You would state
  465.     your intensions by typing the letters "babc" (either upper or lower case)
  466.     followed by a <CR>.  GRADE GUIDE will respond by listing the grades
  467.  
  468.                                QUIZ 1
  469.                                EXAM 1
  470.                                QUIZ 2
  471.                            HOMEWORK 1
  472.  
  473.     You may enter up to ten grades at one time.  The number after the
  474.     category name tells you which grade of the category you are entering.
  475.     If you had previously entered three QUIZ grades, then the two new
  476.     QUIZ grades would be numbered 4 and 5.
  477.  
  478.          It is legal to enter an empty list of grades by typing only a <CR>
  479.     when prompted for the grades you want to enter.  This is what you
  480.     should do if you ever select OPTION B by mistake.
  481.  
  482.          After confirming that these grades are correct, you will be asked
  483.     to enter the maximum possible score for each of the number grades,
  484.     the A, B, C, and D cutoffs for each of the NUMBER WITH CUTOFF grades, and
  485.     a grade weight for all grades.  GRADE GUIDE will allow you to enter
  486.     student grades which are larger than the maximum possible scores which
  487.     you enter.  The larger numbers will be treated as though there was extra
  488.     credit given.  For example, if the maximum possible score on an EXAM is
  489.     100, and you enter a grade of 110, then GRADE GUIDE will treat the grade
  490.     as if it included an extra 10 points of extra credit and assign it a
  491.     percentage of 110 %.  If you enter a maximum possible score of zero or
  492.     NONE, GRADE GUIDE will treat the corresponding grades as extra credit.
  493.     Note that the use of maximum possible scores equal to zero or NONE can
  494.     cause strange results when category percentages and GRAND AVERAGES are
  495.     calculated.  The GRADE GUIDE will print a reminder whenever a grade is
  496.     entered which exceeds the maximum possible score for that grade.
  497.  
  498.          Right before asking you to enter the new grades, GRADE GUIDE will
  499.     ask you if you want to confirm inputs.  If you do, then after GRADE
  500.     GUIDE prompts you for each student's grades, it will give you a chance to
  501.     enter CHANGE MODE in case you make a mistake entering any of the grades.
  502.     If you do not select to confirm inputs, you would have to use MAIN MENU
  503.     option H to change any grades which were entered incorrectly.
  504.  
  505.          GRADE GUIDE will also allow you to enter grades from a DOS text
  506.     file.  If you wish to read in grades from a file rather than from the
  507.     keyboard, then you must tell GRADE GUIDE before you select the grade
  508.     categories for the new grades.  This is done by selecting the
  509.  
  510.                           R : Read Grades from a File
  511.  
  512.     option.  If you select this option, then GRADE GUIDE will ask you to
  513.     enter the name of a DOS text file containing the new grades.  If you do
  514.     not specify the drive of the file, the drive will be the same as the class
  515.     file's drive.   GRADE GUIDE will check that that file has exactly one line
  516.     of text for each student in your class.  Each line except for the last
  517.     line of the file must end with a carriage return.   Lines may be up to
  518.     250 characters long.  If the file is of the correct length, GRADE GUIDE
  519.     will accept grades from that file.  Now when you select categories from
  520.     the menu, GRADE GUIDE will ask you for the beginning and ending columns
  521.     for the field on the line containing that grade.  GRADE GUIDE will
  522.     continue just as it did when you entered grades from the keyboard
  523.     including asking you for maximum possible scores, weights, cutoffs, and
  524.     whether or not you want grade confirmations.  The only difference is that
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.     the grades will be read from the file.  GRADE GUIDE will look at each
  530.     field of each line on the file and determine a grade from what is in the
  531.     field.  In general GRADE GUIDE will select the first item in the field
  532.     which looks like a grade.  If you said that there was a letter grade in
  533.     columns 5 through 12 and one line reads :  ghscabyh     in that field,
  534.     then GRADE GUIDE will assign a grade of C, the first reasonable grade in
  535.     that field.  If the field reads : ghsuabyh    , then the grade would be
  536.     AB.  If a number grade is read from a field reading : a000078+23rihs   ,
  537.     then the grade would be 78.  If GRADE GUIDE can not make sense out of the
  538.     given field, a grade of NONE will be assigned.  This feature is supplied
  539.     for those teachers who may have computer graded exams with results
  540.     supplied on DOS text files.
  541.  
  542. OPTION C -- Entering New Categories
  543.  
  544.          This option is used to enter new category names.  Typically,
  545.     you will use this option when you first establish each class file,
  546.     although there is nothing wrong with establishing new categories later
  547.     on.  GRADE GUIDE will list for you information about each of the
  548.     categories you have established so far and will wait for you to
  549.     enter new information.  For each new category you will enter a
  550.     name for the category, select a grade format (NUMBER, LETTER, or
  551.     NUMBER WITH CUTOFF), and a percentage of the GRAND AVERAGE.  You
  552.     signal that you are done entering new categories by entering a
  553.     blank name for a category.
  554.  
  555. OPTION D -- Dropping Students
  556.  
  557.          With this option you can choose to drop some students from your
  558.     class.  The GRADE GUIDE will ask you for a list of the students you
  559.     want to drop.  You are not required to enter the entire name of a
  560.     student you want to drop.  If GRADE GUIDE does not find a student
  561.     whose name is the same as the name you typed, then it will look for
  562.     the name of a student whose name CONTAINS what you typed.  If it finds
  563.     such a name, it will ask you if that was the name you wanted.  If you
  564.     say no (N), then it will keep looking.  For example, if you want to
  565.     drop the student "Smith, John" and you ask for the name "ith",
  566.     GRADE GUIDE might ask you if you meant "Jones, Kennith" since that
  567.     name also contains an "ith."  If you respond N, GRADE GUIDE will
  568.     find "Smith, John."  Note that it is important to use the same
  569.     upper and lower case letters as you used when entering the student's
  570.     name because GRADE GUIDE does distinguish between upper and lower
  571.     case letters.  Before actually dropping any student from the list,
  572.     GRADE GUIDE will ask you to confirm that you want that student
  573.     dropped.
  574.  
  575. OPTION E -- Dropping Grades
  576.  
  577.          Instructors sometimes want to drop the lowest grade or lowest few
  578.     grades of a student before calculating final grades.  GRADE GUIDE can
  579.     drop the lowest grade or lowest few grades in any category with OPTION E.
  580.     When you elect to drop students' grades with OPTION E, you are
  581.     asked to choose a category and then to choose how many grades you want
  582.     dropped from that category (for example, the lowest 1 grade or the
  583.     lowest 3 grades.)  Then the GRADE GUIDE will consider each student in
  584.     the class and look at all the grades in the chosen category for that
  585.     student.  It will change the lowest grades in that category to NONE.
  586.     If you now look at the grades for each student while treating
  587.     NONE grades as zeros, each student's grand average will have decreased
  588.     (since some non-zero grades have been replaced by NONE grades), but
  589.     the new GRAND AVERAGEs can now be used to compare students' records
  590.     on an equal basis.  The dropped grades are the ones where the grade
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.     value multiplied by the weight for the grade come out the smallest.
  596.     Grades which are already NONE will be given the value of zero so they
  597.     will be the first candidates to be dropped.  Note that if you drop
  598.     the lowest 2 grades from a category once and then try to drop the
  599.     lowest 2 grades again, the second drop will have no effect since each
  600.     student will already have at least 2 NONE grades in that category.  If
  601.     you wanted to drop 2 MORE grades, you would have to ask for the lowest 4
  602.     grades in the category to be dropped.
  603.  
  604.          You may want to see the effect of your having dropped grades
  605.     before committing yourself to dropping any. Therefore, at first,
  606.     the GRADE GUIDE only TEMPORARILY drops the grades.  This allows
  607.     you to go and view the grades using any of the MAIN MENU options
  608.     while the grades are still only TEMPORARILY dropped.  In fact, if you
  609.     return to the MAIN MENU while there are TEMPORARILY DROPPED GRADES,
  610.     there will be a statement at the bottom of the screen reminding you
  611.     that grades have been TEMPORARILY DROPPED.  The only changes you can
  612.     make to the stored information while there are TEMPORARILY DROPPED
  613.     GRADES is to create more TEMPORARILY DROPPED GRADES.  The GRADE GUIDE
  614.     will never update the disk file while there are TEMPORARILY DROPPED
  615.     GRADES.  Before you will be allowed to make other changes to your file
  616.     you must decide whether you want those grades PERMANENTLY DROPPED or
  617.     whether you want to reinstate the old grades.  You make that choice by
  618.     re-entering OPTION E which will allow you to select between those two
  619.     fates or to drop some more grades (TEMPORARILY.)  GRADE GUIDE does this
  620.     by making sure that the copy of your class file on the disk has been
  621.     updated prior to your dropping grades.  Then if you decide that you want
  622.     to reinstate the grades the way they were before you created the
  623.     TEMPORARILY DROPPED GRADES, the file can be read from the disk and the
  624.     old grades will be restored.
  625.  
  626. OPTION F -- Dropping Categories
  627.  
  628.          Occasionally, you may established a category which you never
  629.     used or for which you have no further use.  You can remove that
  630.     category and all of the grades entered in that category by using
  631.     OPTION F.  You will be asked to select a category to drop and will
  632.     then be asked to verify your choice before continuing.  Note that
  633.     if you ever establish a category to contain LETTER grades and you
  634.     should have used NUMBER grades, then the only way for you to rectify
  635.     the situation is to drop the category using OPTION F and then
  636.     reestablish it using OPTION C.
  637.  
  638. OPTION G -- Displaying, Printing, or Changing Student Names
  639.  
  640.          This option allows you to have your students' names listed on the
  641.     screen or on a printer.  If there is no printer attached to your
  642.     computer, GRADE GUIDE will not give you the option to print.
  643.  
  644.          If you select the option to list names on the screen, your
  645.     students' names will be listed alphabetically, 40 at a time.
  646.     Each time the screen fills with names, you can choose to enter
  647.     CHANGE MODE by typing a C.  Then you can use the cursor control keys
  648.     to move to any name on the screen and change the name.  When you escape
  649.     from change mode, GRADE GUIDE will begin listing the names again from
  650.     the beginning of the alphabet so you can view any changes you made.
  651.     If you have more than 40 students in your class, then after listing the
  652.     first 40 you can either press the space bar to continue listing more
  653.     names or press Q to quit listing the names.
  654.  
  655.          If you select to print names, you can choose to have the names
  656.     listed in one of three ways.
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.                            Like This  (no horizontal lines)
  662.  
  663.        1. Able
  664.        2. Baker
  665.  
  666.                             Or Like This (horizontal lines)
  667.  
  668.        1. Able_______________________________________________________________
  669.        2. Baker______________________________________________________________
  670.  
  671.  
  672.                    Or Like This (horizontal lines and vertical lines)
  673.  
  674.       1. Able___|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|
  675.       2. Baker__|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|
  676.  
  677.  
  678.     The latter two methods produce lists which are convenient for
  679.     recording grades by hand before they are entered into a class file.
  680.  
  681.          If you are printing names, you may stop the printer by depressing
  682.     the <Alt> key and holding it down until the printer stops.  Then
  683.     you can continue printing by pressing the letter C or stop printing
  684.     by pressing the letter Q.  This is helpful if you want to insert
  685.     form feeds in the middle of your list or to stop the list before
  686.     the end.
  687.  
  688. OPTION H -- Displaying, Printing, or Changing Student Grades
  689.  
  690.          Choose this option when you want to view or print the grades of one
  691.     or more of your students or when you need to change one or more
  692.     grades.  GRADE GUIDE will display options allowing you to display
  693.     grades on the screen, print grades on the printer, or quit and return
  694.     to the main menu.  If there is no printer attached to your computer,
  695.     then the option to print will be suppressed.
  696.  
  697.          GRADE GUIDE also lists the name of each grade category
  698.     and the percentages which you assigned to each category when you
  699.     established the categories using OPTION C.  If for some reason the
  700.     percentages you assigned do not add up to 100 %, GRADE GUIDE will
  701.     try to adjust the percentages so that they do add to 100 %.  These
  702.     adjusted percentages are the values which are listed.  No adjustments
  703.     are made if all categories have been assigned a percentage of 0.0 %.
  704.  
  705.          After selecting the option to view or print grades, the GRADE GUIDE
  706.     will ask you for the name of the student whose grades you wish to see.
  707.     If you respond with a <CR> only, then GRADE GUIDE will list the grades
  708.     of all the students in the class.  You may enter student names in
  709.     the same way that you enter names when dropping students in OPTION
  710.     D.  That is, you may use substring abbreviations for student names.
  711.  
  712.          When GRADE GUIDE lists grades, it gives the student's name, a list
  713.     of each category into which grades have been entered, and a list of all
  714.     the grades the student has earned in each category.  In addition,
  715.     it gives a percentage or average grade based on the student's performance
  716.     in each category.  For number grades, it gives a sum of all the
  717.     number scores multiplied by their grade weights which you have
  718.     entered when entering the grades in OPTION B and a percentage
  719.     based on the MAXIMUM POSSIBLE scores which you have also entered.  For
  720.     letter grades, it lists an average (on the 4.0 grade scale) instead of
  721.     a total.  GRADE GUIDE also gives a GRAND AVERAGE score which is a
  722.     percentage based on the percentages the student obtained in each
  723.     category and the percentage weights you have assigned to each category.
  724.  
  725.  
  726.  
  727.          There are two different ways in which GRADE GUIDE can handle NONE
  728.     grades.  It can assign them a value of zero, or it can treat
  729.     them as if that grade had never been assigned.  For example, if
  730.     the student "Smith, John" has been assigned quiz scores of
  731.  
  732.                 QUIZ #     SCORE     MAXIMUM POSSIBLE     WEIGHT
  733.                 ------     -----     ----------------     ------
  734.                    1        10              20             1.000
  735.                    2        10              20             2.000
  736.                    3       NONE             30             1.000
  737.                    4        15              30             1.000
  738.  
  739.     then, if NONE grades are assigned the value zero, the quiz total would be
  740.  
  741.           10 * 1.000  +  10 * 2.000  +  0 * 1.000  +  15 * 1.000  =  45
  742.  
  743.     and the total possible would be
  744.  
  745.           20 * 1.000  +  20 * 2.000  +  30 * 1.000  +  30 * 1.000  =  120
  746.  
  747.     giving "Smith, John" a quiz percentage of  45 / 120  =  37.50 %.
  748.  
  749.     On the other hand, if NONE grades are ignored, the total would be
  750.  
  751.           10 * 1.000  +  10 * 2.000  +  15 * 1.000  =  45
  752.  
  753.     and the total possible would be
  754.  
  755.           20 * 1.000  +  20 * 2.000  +  30 * 1.000  =  90
  756.  
  757.     giving "Smith, John" a quiz percentage of 45 / 90  =  50.00 %.
  758.  
  759.     Before listing any grades, GRADE GUIDE will ask you which way you
  760.     want the grades evaluated by saying :
  761.         "Do you want NONE grades given the value of ZERO (Y/N) ? "
  762.     to which you can respond with a Y or N.
  763.  
  764.          GRADE GUIDE calculates the GRAND AVERAGE for each student by
  765.     weighting the percentages the student gets in each category by
  766.     the adjusted category percentages.  If a category has no grades in
  767.     it, then that category's average will be calculated either as a 0.000 %
  768.     or a 100.000 % depending on whether NONE grades are treated as zero
  769.     or not.
  770.  
  771.          If grades are being listed on the screen and there is not enough
  772.     room to display all the grades, then GRADE GUIDE will list the grades
  773.     using several entire categories at a time.  It will wait until you
  774.     press the space bar before it continues.  When grades are on the
  775.     screen, you may press the letter C and enter CHANGE MODE.  Then you
  776.     may use the cursor control keys to move a cursor which becomes visible
  777.     to any grade on the screen.  You may change any grade and when you do,
  778.     the category totals and averages and the GRAND AVERAGE will be
  779.     automatically updated for you.  The <Esc> key can be used to escape
  780.     from change mode.  If you are viewing a list of all the students'
  781.     grades, then you will see one student's grades on the screen at a time.
  782.     You move onto the next student by pressing the space bar and can
  783.     avoid seeing the remainder of the list by pressing the letter Q.
  784.  
  785.          If you are listing grades on the printer, you can stop the printing
  786.     as in the listing of names (OPTION G) by pressing the <Alt> key
  787.     until the printer stops.  You can then choose to continue by pressing
  788.     a C or quit the printing by pressing a Q.
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793. OPTION I -- Displaying, Printing, or Changing Grade Limits or Weights
  794.  
  795.          With this option you may see or change any of the maximum possible
  796.     grades or grade weights that you previously established.  After
  797.     selecting this option, GRADE GUIDE will display a list of all the
  798.     grade categories that you have established for this class.  You may
  799.     choose any category whose grade limits and weights you wish to see.
  800.  
  801.          Having selected a category, GRADE GUIDE will display on the screen
  802.     the grade weights that you have established for the that category.
  803.     The weights will be listed in rows of 10 grades each, just as grades are
  804.     listed in OPTION H.  You may enter CHANGE MODE by pressing the letter C
  805.     which will allow you to change any of the weights that you see.  If
  806.     there is a printer attached to your computer, you may print the
  807.     information which is listed on the screen by pressing P.
  808.     You may continue the program by pressing the space bar.
  809.  
  810.          If the category you have selected is for storing number grades, then
  811.     GRADE GUIDE will list the maximum possible scores for each grade.  Again,
  812.     you may enter CHANGE MODE, print, or continue by pressing C, P, or the
  813.     space bar, respectively.
  814.  
  815.          If the category you have selected is for storing number grades with
  816.     cutoffs, then GRADE GUIDE will display the grade cutoffs which you
  817.     have established.  It will begin with the A cutoffs and continue to the
  818.     B, C, and D cutoffs.  Each set of cutoffs will be displayed on a
  819.     separate screen, and with each set you may choose to enter CHANGE MODE,
  820.     print or continue with a C, P, or space bar, respectively.
  821.  
  822.          After viewing one full category of information, you may choose
  823.     another category or select OPTION Q to quit and return to the MAIN MENU.
  824.  
  825. OPTION J -- Displaying, Printing, or Changing Category Information
  826.  
  827.          Selecting this option causes GRADE GUIDE to display all the category
  828.     information you have established for this class.  For each category the
  829.     category names, the type of grades (NUMBER, LETTER, or NUMBER WITH
  830.     CUTOFF), and the percentage of the total grade is displayed.  You again
  831.     may select to enter CHANGE MODE by pressing C.  This will allow you
  832.     to change the category names and the category percentages but will not
  833.     allow you to change the category grade type.  If a printer is attached
  834.     to your computer, pressing the letter P will cause the information on
  835.     the screen to be printed.  Pressing Q will quit this option and return
  836.     you to the MAIN MENU.
  837.  
  838. OPTION K -- Displaying or Printing Class Statistics
  839.  
  840.          This is a very powerful option which allows you to print several
  841.     kinds of reports about grades for your class.  You may choose to
  842.     display a report concerning one particular grade (for example, EXAM 3),
  843.     one particular category (for example, QUIZ averages), or the GRAND
  844.     AVERAGES.  Each report will have GRADE GUIDE calculate one
  845.     value for each student.  In the case of one grade, GRADE GUIDE will
  846.     take that grade for each student.  In the case of one category,
  847.     GRADE GUIDE will take the percentage that each student obtained in
  848.     that category.  In the case of the GRAND AVERAGE, GRADE GUIDE will
  849.     calculate the GRAND AVERAGE for each student.  Then you will receive
  850.     a report giving the number of students in the class, the maximum and
  851.     minimum values obtained by the students, the mean and median scores
  852.     obtained by the students, and the standard deviation of the scores.
  853.     Next the GRADE GUIDE will display a list of all the scores obtained
  854.     listed in increasing order.  After that, a histogram of the
  855.     distribution of grades is shown.
  856.  
  857.  
  858.  
  859.          As in OPTION H you will be able to choose to have the report sent to
  860.     the printer if you have a printer attached to your computer.  Also,
  861.     GRADE GUIDE will ask you to choose whether or not you want NONE
  862.     grades treated as zeros.
  863.  
  864.          When the report has been completed, you will have the option to
  865.     select another report or press Q to return to the MAIN MENU.
  866.  
  867. OPTION Q -- Quitting and Returning to the FILE MENU
  868.  
  869.          This option causes the FILE MENU to be redisplayed.  If your file
  870.     has been changed since the last time a copy of it was written to the
  871.     disk, GRADE GUIDE will make a final updated copy of your file at that
  872.     time.  When the FILE MENU has been displayed, you may select any of the
  873.     options available with that menu including choosing another class or
  874.     quitting the program.
  875.  
  876. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  877. =                         MEMORY REQUIREMENTS                               =
  878. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  879.  
  880.           When GRADE GUIDE is working on one of your classes, it reads the
  881.      entire file of information for that class into your computer's memory.
  882.      This allows the GRADE GUIDE to execute very fast.  If you try to
  883.      read a file into memory which is too large for the memory of your
  884.      computer, the GRADE GUIDE will display a warning message and will not
  885.      allow you to continue processing that class.  This could happen if
  886.      you record information about a class using one computer and then
  887.      try to process that class using another computer with less internal
  888.      memory.  GRADE GUIDE has been tested with a class which has 300
  889.      students with 400 grades assigned to each student.  This worked fine
  890.      on a computer with an internal memory of 256 K bytes.  On a computer
  891.      with only 128 K bytes, you might expect to store 300 students
  892.      with 40 grades each or 50 students with 400 grades each.  Since most
  893.      classes do not have anywhere near much information to store,
  894.      GRADE GUIDE will almost never run into memory problems.
  895.  
  896.           If you are processing a class with the GRADE GUIDE and you are
  897.      pushing the memory capacity of your computer to the limit, the
  898.      GRADE GUIDE will constantly check whether or not your computer
  899.      has the capacity to continue processing.  If you attempt to add
  900.      one more new student or try to record a new set of grades and
  901.      there is not enough memory in the computer to allow that, the
  902.      GRADE GUIDE will stop you and prevent you from making those
  903.      additions to your class.  There are two MAIN MENU options which
  904.      require some extra memory to be allocated in your computer.  They
  905.      are OPTIONS E (drop grades) and K (display statistics).  If you
  906.      ever try to use these options when your computer does not have enough
  907.      available memory, a warning will be displayed and you will not be
  908.      allowed to use those options.
  909.  
  910. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  911. =                        INPUT/OUTPUT PROBLEMS                              =
  912. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  913.  
  914.          When reading from or writing to the disk drives, there is always
  915.     a possibility that problems will occur either due to hardware problems
  916.     with the disk drive or the diskette, due to the diskette being full, or
  917.     due to your removing the necessary diskette from its drive before GRADE
  918.     GUIDE is done with it.  GRADE GUIDE tries to catch each of these kinds of
  919.     errors and will display a warning message whenever it does find a
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.     problem.  It may ask you to choose to "A:abort, R:retry, or I:ignore ?" .
  926.     Chose to abort if you want the program to stop.  Choose to retry if you
  927.     want to start the reading or the writing of the file over again.  Choose
  928.     to ignore only if you believe that the reading or writing of the file
  929.     should continue from where it left off, having not corrected any error.
  930.  
  931.         Note that the GRADE GUIDE makes updated copies of your class
  932.     file while you are working and changing your class information.  This
  933.     is done so that if you experience a power loss, there will be a fairly
  934.     recent version of you file stored on the disk.  It is recommended (as
  935.     it is for all information stored on a disk) that after a session
  936.     with the GRADE GUIDE, you use the DOS copy function to make backup
  937.     copies of your class files.
  938.  
  939. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  940. =                              SUGGESTIONS                                  =
  941. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  942.  
  943.          If you wish to use GRADE GUIDE for a class but do not want to
  944.      separate your grades into categories, just establish one grade
  945.      category and call it GRADES.
  946.  
  947.          If you have a category where you give two grades for each
  948.      assignment, for example, you may assign one grade for form and one for
  949.      contents, you could establish two categories like THEME-form and
  950.      THEME-contents.  Similarly, if you like to assign number grades and
  951.      letter grades to the same assignment, and you do not assign letter
  952.      grades strictly on the basis of a cutoff (that is, someone with a 93
  953.      gets a B while someone else with a 92 still gets an A), then you could
  954.      have two categories for those assignments, one for the number score and
  955.      one for the letter score.
  956.  
  957.          If you enter a grade and later decide that you do not want that
  958.      grade to be counted, just use MAIN MENU OPTION I to change the weight
  959.      for that grade to zero.
  960.  
  961.          If you like to analyze grades in more than one way--like a friend of
  962.      mine who likes to either weight the midterm exam to be one half the
  963.      value of the final exam or weight the final exam to be one half the
  964.      value of the midterm exam depending on which way turns out better
  965.      for the student--then you can analyze and print the grades
  966.      using one scheme, you can use MAIN MENU OPTION I to change weights,
  967.      and then you can analyze and print the grades using the other scheme.
  968.  
  969.          If you have more than one section of one particular course and you
  970.      would like to have the two sections listed together because they
  971.      have the same assignments and take the same tests, then you can
  972.      establish one class file for all the sections.  If you want the
  973.      students from one section to be listed on your class list separately
  974.      from those students in another section, just use a prefix for each
  975.      student name when you enter the student name.  Jerry Smith from your
  976.      first section could be entered as   1 Smith, Jerry     and
  977.      Sally Jones from your second section could be entered as
  978.      2 Jones, Sally.  In this way the names from your first section will
  979.      be separated from the names from your second section when the names
  980.      are alphabetized.
  981.  
  982.          If you like to drop grades at the end of a semester or year, but
  983.      you would also like to show students how well they are doing before
  984.      the end, you can TEMPORARILY DROP some grades, get a listing of
  985.      grades to show the students, but do not make the TEMPORARILY DROPPED
  986.      GRADES permanent.  You can wait till the end to make them permanent
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.      so that if students receive lower scores later in the semester, the
  992.      new lower scores can be dropped and the old scores will not be lost.
  993.  
  994.          If the time has come to assign final grades in a course, you may
  995.      wish to get a listing of all your students' grades with MAIN MENU
  996.      OPTION H, get a listing of the maximum possible scores and grade cutoffs
  997.      with MAIN MENU OPTION I, and get one or more statistical reports using
  998.      MAIN MENU OPTION K.  Together, these lists will give you as much
  999.      information as possible to aid in your final grade assignments.
  1000.  
  1001.           GRADE GUIDE is compatible with standard DOS I/O redirection.
  1002.      This means that all the key strokes which you would press during a
  1003.      session with GRADE GUIDE could be stored in a DOS text file.  Then
  1004.      you could run the GRADE GUIDE program by accepting input from that
  1005.      file.  For example if you have a file "input.dat" which reads :
  1006.  
  1007.       bmath
  1008.      cyaAlan
  1009.      Jean
  1010.  
  1011.      nqq
  1012.  
  1013.      Then entering :
  1014.                      gradegid <input.dat
  1015.  
  1016.      at the DOS prompt would create the new class called MATH with 2 students.
  1017.  
  1018. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  1019. =                         VERSION 1.2 CHANGES                               =
  1020. =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  1021.  
  1022.           The following changes have been made to GRADE GUIDE version 1.0 in
  1023.      preparing version 1.2.
  1024.  
  1025.      Users may now have GRADE GUIDE read names and grades of students from
  1026.      DOS text files.  (See the discussion in the section on MAIN MENU
  1027.      options.)
  1028.  
  1029.      The default directory on any drive may now be changed in the FILE MENU.
  1030.  
  1031.      GRADE GUIDE now asks you if you want to get the
  1032.      "Are these grades correct (Y/N) ?" message after entering each student's
  1033.      grades.
  1034.  
  1035.      GRADE GUIDE now sends a form feed to the printer AFTER the printing of
  1036.      a table of names or grades rather than BEFORE as it did in version 1.0.
  1037.  
  1038.      GRADE GUIDE now asks you to confirm that the printer is on when you
  1039.      choose to print in MAIN MENU option K if you have not yet used the
  1040.      printer.
  1041.  
  1042.      GRADE GUIDE now ignores all line feed characters (ASCII 10).
  1043.  
  1044.      Some unusual program behaviors have been made more reasonable.
  1045.  
  1046.      GRADE GUIDE now prints a message if the GRADEGID.000 file is not
  1047.      in the default directory of the default drive.
  1048.  
  1049.      GRADE GUIDE's beep has been shortened.
  1050.